Руководство по организации общего собрания в доме

1. Заполните анкету, чтобы ваш дом добавили в систему СобДома.РФ

СобДома.РФ

Специалисты системы соберут информацию из всех доступных источников, вам придёт ссылка, и вы увидите вот такую карточку на https://d0ma.ru:

Основные функции сервиса видны прямо в карточке. Воспользоваться ими может только зарегистрированный пользователь — это связано с необходимостью обработки персональных данных и защитой от сетевых атак.

2. Запросите подготовку имущественного паспорта.

Он нужен для того, чтобы в пределах дома видеть все действующие права на помещения (без потерь и многочисленных ошибок учёта), выявить список РВП и определить точную суммарную площадь имущества для знаменателя при голосовании.

При подготовке имущественного паспорта вам будет предоставлено вот такое объявление, распечатайте его и повесьте на видных местах в подъезде (в лифтах, на входных дверях).

3. Запросите реестр собственников многоквартирного дома.

Это не так просто, как кажется — ведь управляющая организация, несмотря на обязанность по закону, много лет не обновляла и не уточняла данные о владельцах.

Впрочем, запросить реестр управляющей организации всё равно нужно, потому что к протоколу вам придётся приложить его в бумажной форме.

Вам должны предоставить документ в бумажной форме (таблицу с указанием ФИО собственников, размера доли и реквизитов правоустанавливающих документов) и её электронную копию для сверки. Если электронной копии нет (отказали), то вам всё равно потребуется реестр из системы СобДома.РФ.

Если в предоставленном УО реестре нет реквизитов, то это нарушение закона, но всё равно вы можете воспользоваться сервисом Сверки данных. Так вы узнаете, в каких именно квартирах проблемы с информацией, и сможете их об этом предупредить.

4. Сделайте поквартирный обход по дому по таблице.

В реестре, на который вам предоставлена ссылка в письме, вы видите таблицу собственников по квартирам и набор функций для её быстрого заполнения.

Начните с заполнения тех данных по соседям, которые вам уже известны (телефон ближайших соседей часто записан где-то в телефоне или в записной книжке).

!NB! !ВАЖНО! С этого момента вы являетесь лицом, несущим ответственность за обработку персональных данных! Никому не передавайте материалы, полученные из сервиса, без специальной регистрации каждого факта передачи. Если сведения необходимо передать — обязательно записывайте, кто их получил и в каких целях, а если привлекаете кого-то к обработке — делайте ему именной логин-пароль. Не сообщайте свой пароль третьим лицам!

Если вы когда-то проводили собрание — контактные данные могут быть указаны в бюллетенях. Если управляющая организация помогает вам — у них есть журналы диспетчерской, где можно переписать телефоны соседей.

Затем подготовьтесь к поквартирному обходу. В системе есть функции деления по подъездам и обратной сортировки — воспользуйтесь ими.

Распечатайте таблицы для заполнения. Это делается с использованием «Чёрного принтера»

Удобнее всего ходить сверху вниз (используйте обратную сортировку). Вы поднимаетесь в подъезде на самый верхний этаж и звоните в дверь. Называете человека по имени-отчеству (даже если квартира сдаётся, её съёмщик знает, как зовут владельца). Говорите — я ваш сосед из такой-то квартиры (идеально — чтобы квартира была в том же подъезде). Рассказываете, что готовитесь к проведению легитимного общего собрания собственников, и просите продиктовать или записать собственноручно телефон и емейл, на который человеку будет удобно получать всю необходимую информацию по ходу собрания. Опционально — можно попросить человека расписаться в том, что вы его уведомили о подготовке к собранию.

Многие откажутся общаться, не скажут телефон, в принципе не откроют дверь. Ставьте в поле отметку о статусе, вам придётся к ним вернуться.

Рекомендуем обзавестись «визитками» — бумажкой, на которой написано, кто вы, чего вы хотели и как с вами связаться. Многие съёмщики ничего не будут делать сами, но сведения с бумажки охотно передадут владельцу квартиры. Если вам неудобно общаться по телефону — можете указать вместо него телефон нашего call-центра, и операторы примут звонок, запишут данные и отразят их в реестре.

Если вам открыла бабушка, не пользующаяся интернетом — отразите это пометкой в таблице, из уважения к старшему поколению вам ещё несколько раз придётся прийти к ней с бумажными документами, а в электронных системах сделать всё самостоятельно по результатам их заполнения. Бабушкам важно ваше внимание и участие, не пренебрегайте этим.

Результаты заполнения таблиц отражайте в системе — вписывайте телефоны и емейлы, чтобы дальше сэкономить время и силы.

Если людей, которые проводят обход, много — добавьте их, воспользовавшись кнопкой «Показать соседу».

Тогда они смогут в реальном времени добавлять данные по своему подъезду, воспользоваться планшетом или телефоном для записи.

5. Подведите итоги поквартирного обхода.

Посмотрите количество голосов тех, кого удалось собрать. Если цифра, указанная в заголовке, превышает 5000 голосов — у вас уже есть потенциальный кворум, и вы можете проводить собрание.

Если меньше — следует собирать дальше, но уже только по тем, кого не хватает («Красный принтер» обладает настраиваемой фильтрацией). Выберите отображение «Нет контактов»:

Отметьте буквой Б тех, кого вы застали дома и сможете получить подпись за очное оповещение в журнале.

Полезно включить сортировку по количеству голосов и приоритетно сходить в те квартиры, где голосов больше.

Остальных придётся уведомлять заказным письмом по ФИО через «Почту России». Это дорого (от 70 рублей за собственника) и бесполезно (письма они не получат), поэтому шаг 4 надо проводить тщательно, чтобы сэкономить деньги и время.

Когда обход завершён (вы собрали всё, что могли) — в карточке дома https://d0ma.ru нажимайте кнопку «Почтовое оповещение собственников» — наши специалисты рассчитают количество отправлений по реестру и подготовят материалы для отправки (и даже отправят их самостоятельно).

Вам придёт заказное письмо с отчётом и чеками, его надо будет получить и приложить содержимое к протоколу ОСС.

6. Инициируйте общее собрание собственников.

Инструмент для подготовки собрания — система СКВЕР.

Нажмите «Новое собрание» или воспользуйтесь библиотекой шаблонов.

Впишите и выберите адрес вашего дома.

Перечислите участников инициативной группы (это предусмотрено законом).

В разделе «Детали собрания» укажите ориентировочные даты и места, где вы планируете проведение собрания (это потом можно исправить).

Сформулируйте вопросы повестки дня.

Впишите свой емейл для доступа к кабинету собрания и нажмите «Зарегистрироваться».

7. Свяжитесь с вашим куратором для проверки и правки формулировок.

Телефоны для связи — 8-800-301-29-03 или 8-926-0130-800.

8. Распечатайте готовое уведомление из системы.

Не позднее, чем за десять дней до проведения собрания (по закону) вы должны уведомить в письменной форме вашу управляющую организацию, владельцев нежилых помещений, включая муниципальное имущество, а также всех без исключения собственников.

Для Москвы можно задействовать модуль оповещений-опросов в системе «Электронный дом». Обязательно требуйте расширенный отчёт по результатам оповещения — скольким контактам были направлены уведомления, сколько помещений остались не оповещены.

Также происходит рассылка уведомлений силами сервиса СобДома.РФ (кнопка «Почтовое оповещение» ведёт к расчёту стоимости услуги.)
Тем, у кого заполнен телефон, придёт уведомление по СМС. Тем, у кого заполнен емейл — придёт письмо на электронную почту.
Тем, кого вы готовы оповестить лично — вы вручаете распечатку уведомления из системы. Остальных оповещаете почтой России, как описано в части 5.

В системе СКВЕР вы можете распечатать индивидуальные коды доступа к системе и раздать их по квартирам. Воспользовавшись этими кодами, каждый собственник получает доступ к своему кабинету в системе и может голосовать через интернет.

9. Подготовьте ознакомительные материалы к собранию.

Соберите в единую статью картинки, схемы, описания того, чего вы хотите добиться по результатам.

Выложите эту статью в интернет или разместите эти материалы в СКВЕРе.

Пришлите ссылку на эти материалы в разделе «Документы и ссылки» в карточке вашего дома на https://d0ma.ru

Если вы планируете очное обсуждение — подготовьтесь к нему. Важно — на очном обсуждении следует все голоса учитывать строго на бумажном носителе под подпись голосующего!!!

10. Сформируйте бюллетени для голосования на основании реестра.

В бюллетенях автоматически заполнены все поля, и владельцу жилья достаточно лишь поставить галочки и подпись. Бюллетени, заполненные через интернет, до решения ОСС о признании интернет-голосования тоже надо распечатывать.

11. Соберите заполненные бюллетени и внесите их в систему подсчёта голосов.

Удобно наклеить на почтовый ящик представителя инициативной группы в подъезде соответствующую наклейку, чтобы жители складывали бюллетени в него.

Если у вас в доме есть консьерж — договоритесь о сборе бюллетеней с ним.

Полученные документы надо отсканировать или сфотографировать, счётная комиссия вносит их в систему в виде фотокопий.

При голосовании с использованием системы СКВЕР предусмотрено автоматическое распознавание заполненных бюллетеней.

Подсчёт голосов проводится в двух независимых системах с определением контрольных соотношений по каждому вопросу.

Когда заключение комиссий сошлось, переходим к формированию протокола общего собрания.

12. Сформируйте протокол собрания.

Протокол и все приложения к нему должны быть приведены в строгое соответствие с требованиями Приказа Минстроя РФ №937/пр от 25.12.2015 г.

Рекомендуется доверить составление протокола профессионалам.
Объяснение всех нюансов и передача всей юридической практики при составлении протокола занимает отдельный том, и в данном руководстве не может быть изложено.

Обязательно отсканируйте результат — отдельно протокол, отдельно комплект приложений к нему, кроме бюллетеней, отдельно — комплект бюллетеней. На выходе вам нужно три файла в формате многостраничных PDF.

13. Сдайте оригинал протокола и всех приложений в УО или орган государственного жилищного надзора.

Согласно закону, оригинал должен быть передан в управляющую организацию не позднее, чем в течение 10 дней с момента составления протокола.

Однако на практике управляющие организации склонны терять и «замалчивать» наличие протоколов, поэтому желательно сделать так:

  1. Отсканированный протокол в формате PDF отправляется в УО по электронной почте.
  2. В личном кабинете ГИС ЖКХ протокол направляется в управляющую организацию и в орган жилищного надзора.
  3. Копию протокола с живыми подписями сделать несложно, а вот бюллетени копировать или подписывать в трёх экземплярах — глупо. Поэтому делаем несколько экземпляров самого протокола для регистрации во всех органах, а оригинальные приложения сдаём напрямую в Жилищную инспекцию на хранение.
  4. Один экземпляр протокола физически сдаётся в управляющую организацию под отметку о приёмке. В течение 10 дней УО обязана разместить его на портале «Дома Москвы» (в остальных регионах — на портале «Реформа ЖКХ») и дальше на него можно будет ссылаться во всех инстанциях.
  5. Решения собрания должны быть зафиксированы в карточке дома на ГИС ЖКХ.
  6. Один или несколько экземпляров протокола с отметками о приёмке из разных организаций остаётся у председателя собрания. Копия протокола размещается в подъездах на информационных досках.

14. Совет дома контролирует выполнение решений общего собрания.

Для этого во всех документах должна быть указана контактная информация — телефон и емейл как председателя, так и членов Совета дома.

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.