1. Заполните анкету, чтобы ваш дом добавили в систему СобДома.РФ
Специалисты системы соберут информацию из всех доступных источников, вам придёт ссылка, и вы увидите вот такую карточку на https://d0ma.ru:
Основные функции сервиса видны прямо в карточке. Воспользоваться ими может только зарегистрированный пользователь — это связано с необходимостью обработки персональных данных и защитой от сетевых атак.
2. Запросите подготовку имущественного паспорта.
Он нужен для того, чтобы в пределах дома видеть все действующие права на помещения (без потерь и многочисленных ошибок учёта), выявить список РВП и определить точную суммарную площадь имущества для знаменателя при голосовании.
При подготовке имущественного паспорта вам будет предоставлено вот такое объявление, распечатайте его и повесьте на видных местах в подъезде (в лифтах, на входных дверях).
3. Запросите реестр собственников многоквартирного дома.
Это не так просто, как кажется — ведь управляющая организация, несмотря на обязанность по закону, много лет не обновляла и не уточняла данные о владельцах.
Впрочем, запросить реестр управляющей организации всё равно нужно, потому что к протоколу вам придётся приложить его в бумажной форме.
Вам должны предоставить документ в бумажной форме (таблицу с указанием ФИО собственников, размера доли и реквизитов правоустанавливающих документов) и её электронную копию для сверки. Если электронной копии нет (отказали), то вам всё равно потребуется реестр из системы СобДома.РФ.
Если в предоставленном УО реестре нет реквизитов, то это нарушение закона, но всё равно вы можете воспользоваться сервисом Сверки данных. Так вы узнаете, в каких именно квартирах проблемы с информацией, и сможете их об этом предупредить.
4. Сделайте поквартирный обход по дому по таблице.
В реестре, на который вам предоставлена ссылка в письме, вы видите таблицу собственников по квартирам и набор функций для её быстрого заполнения.
Начните с заполнения тех данных по соседям, которые вам уже известны (телефон ближайших соседей часто записан где-то в телефоне или в записной книжке).
!NB! !ВАЖНО! С этого момента вы являетесь лицом, несущим ответственность за обработку персональных данных! Никому не передавайте материалы, полученные из сервиса, без специальной регистрации каждого факта передачи. Если сведения необходимо передать — обязательно записывайте, кто их получил и в каких целях, а если привлекаете кого-то к обработке — делайте ему именной логин-пароль. Не сообщайте свой пароль третьим лицам!
Если вы когда-то проводили собрание — контактные данные могут быть указаны в бюллетенях. Если управляющая организация помогает вам — у них есть журналы диспетчерской, где можно переписать телефоны соседей.
Затем подготовьтесь к поквартирному обходу. В системе есть функции деления по подъездам и обратной сортировки — воспользуйтесь ими.
Распечатайте таблицы для заполнения. Это делается с использованием «Чёрного принтера»
Удобнее всего ходить сверху вниз (используйте обратную сортировку). Вы поднимаетесь в подъезде на самый верхний этаж и звоните в дверь. Называете человека по имени-отчеству (даже если квартира сдаётся, её съёмщик знает, как зовут владельца). Говорите — я ваш сосед из такой-то квартиры (идеально — чтобы квартира была в том же подъезде). Рассказываете, что готовитесь к проведению легитимного общего собрания собственников, и просите продиктовать или записать собственноручно телефон и емейл, на который человеку будет удобно получать всю необходимую информацию по ходу собрания. Опционально — можно попросить человека расписаться в том, что вы его уведомили о подготовке к собранию.
Многие откажутся общаться, не скажут телефон, в принципе не откроют дверь. Ставьте в поле отметку о статусе, вам придётся к ним вернуться.
Рекомендуем обзавестись «визитками» — бумажкой, на которой написано, кто вы, чего вы хотели и как с вами связаться. Многие съёмщики ничего не будут делать сами, но сведения с бумажки охотно передадут владельцу квартиры. Если вам неудобно общаться по телефону — можете указать вместо него телефон нашего call-центра, и операторы примут звонок, запишут данные и отразят их в реестре.
Если вам открыла бабушка, не пользующаяся интернетом — отразите это пометкой в таблице, из уважения к старшему поколению вам ещё несколько раз придётся прийти к ней с бумажными документами, а в электронных системах сделать всё самостоятельно по результатам их заполнения. Бабушкам важно ваше внимание и участие, не пренебрегайте этим.
Результаты заполнения таблиц отражайте в системе — вписывайте телефоны и емейлы, чтобы дальше сэкономить время и силы.
Если людей, которые проводят обход, много — добавьте их, воспользовавшись кнопкой «Показать соседу».
Тогда они смогут в реальном времени добавлять данные по своему подъезду, воспользоваться планшетом или телефоном для записи.
5. Подведите итоги поквартирного обхода.
Посмотрите количество голосов тех, кого удалось собрать. Если цифра, указанная в заголовке, превышает 5000 голосов — у вас уже есть потенциальный кворум, и вы можете проводить собрание.
Если меньше — следует собирать дальше, но уже только по тем, кого не хватает («Красный принтер» обладает настраиваемой фильтрацией). Выберите отображение «Нет контактов»:
Отметьте буквой Б тех, кого вы застали дома и сможете получить подпись за очное оповещение в журнале.
Полезно включить сортировку по количеству голосов и приоритетно сходить в те квартиры, где голосов больше.
Остальных придётся уведомлять заказным письмом по ФИО через «Почту России». Это дорого (от 70 рублей за собственника) и бесполезно (письма они не получат), поэтому шаг 4 надо проводить тщательно, чтобы сэкономить деньги и время.
Когда обход завершён (вы собрали всё, что могли) — в карточке дома https://d0ma.ru нажимайте кнопку «Почтовое оповещение собственников» — наши специалисты рассчитают количество отправлений по реестру и подготовят материалы для отправки (и даже отправят их самостоятельно).
Вам придёт заказное письмо с отчётом и чеками, его надо будет получить и приложить содержимое к протоколу ОСС.
6. Инициируйте общее собрание собственников.
Инструмент для подготовки собрания — система СКВЕР.
Нажмите «Новое собрание» или воспользуйтесь библиотекой шаблонов.
Впишите и выберите адрес вашего дома.
Перечислите участников инициативной группы (это предусмотрено законом).
В разделе «Детали собрания» укажите ориентировочные даты и места, где вы планируете проведение собрания (это потом можно исправить).
Сформулируйте вопросы повестки дня.
Впишите свой емейл для доступа к кабинету собрания и нажмите «Зарегистрироваться».
7. Свяжитесь с вашим куратором для проверки и правки формулировок.
Телефоны для связи — 8-800-301-29-03 или 8-926-0130-800.
8. Распечатайте готовое уведомление из системы.
Не позднее, чем за десять дней до проведения собрания (по закону) вы должны уведомить в письменной форме вашу управляющую организацию, владельцев нежилых помещений, включая муниципальное имущество, а также всех без исключения собственников.
Для Москвы можно задействовать модуль оповещений-опросов в системе «Электронный дом». Обязательно требуйте расширенный отчёт по результатам оповещения — скольким контактам были направлены уведомления, сколько помещений остались не оповещены.
Также происходит рассылка уведомлений силами сервиса СобДома.РФ (кнопка «Почтовое оповещение» ведёт к расчёту стоимости услуги.)
Тем, у кого заполнен телефон, придёт уведомление по СМС. Тем, у кого заполнен емейл — придёт письмо на электронную почту.
Тем, кого вы готовы оповестить лично — вы вручаете распечатку уведомления из системы. Остальных оповещаете почтой России, как описано в части 5.
В системе СКВЕР вы можете распечатать индивидуальные коды доступа к системе и раздать их по квартирам. Воспользовавшись этими кодами, каждый собственник получает доступ к своему кабинету в системе и может голосовать через интернет.
9. Подготовьте ознакомительные материалы к собранию.
Соберите в единую статью картинки, схемы, описания того, чего вы хотите добиться по результатам.
Выложите эту статью в интернет или разместите эти материалы в СКВЕРе.
Пришлите ссылку на эти материалы в разделе «Документы и ссылки» в карточке вашего дома на https://d0ma.ru
Если вы планируете очное обсуждение — подготовьтесь к нему. Важно — на очном обсуждении следует все голоса учитывать строго на бумажном носителе под подпись голосующего!!!
10. Сформируйте бюллетени для голосования на основании реестра.
В бюллетенях автоматически заполнены все поля, и владельцу жилья достаточно лишь поставить галочки и подпись. Бюллетени, заполненные через интернет, до решения ОСС о признании интернет-голосования тоже надо распечатывать.
11. Соберите заполненные бюллетени и внесите их в систему подсчёта голосов.
Удобно наклеить на почтовый ящик представителя инициативной группы в подъезде соответствующую наклейку, чтобы жители складывали бюллетени в него.
Если у вас в доме есть консьерж — договоритесь о сборе бюллетеней с ним.
Полученные документы надо отсканировать или сфотографировать, счётная комиссия вносит их в систему в виде фотокопий.
При голосовании с использованием системы СКВЕР предусмотрено автоматическое распознавание заполненных бюллетеней.
Подсчёт голосов проводится в двух независимых системах с определением контрольных соотношений по каждому вопросу.
Когда заключение комиссий сошлось, переходим к формированию протокола общего собрания.
12. Сформируйте протокол собрания.
Протокол и все приложения к нему должны быть приведены в строгое соответствие с требованиями Приказа Минстроя РФ №937/пр от 25.12.2015 г.
Рекомендуется доверить составление протокола профессионалам.
Объяснение всех нюансов и передача всей юридической практики при составлении протокола занимает отдельный том, и в данном руководстве не может быть изложено.
Обязательно отсканируйте результат — отдельно протокол, отдельно комплект приложений к нему, кроме бюллетеней, отдельно — комплект бюллетеней. На выходе вам нужно три файла в формате многостраничных PDF.
13. Сдайте оригинал протокола и всех приложений в УО или орган государственного жилищного надзора.
Согласно закону, оригинал должен быть передан в управляющую организацию не позднее, чем в течение 10 дней с момента составления протокола.
Однако на практике управляющие организации склонны терять и «замалчивать» наличие протоколов, поэтому желательно сделать так:
- Отсканированный протокол в формате PDF отправляется в УО по электронной почте.
- В личном кабинете ГИС ЖКХ протокол направляется в управляющую организацию и в орган жилищного надзора.
- Копию протокола с живыми подписями сделать несложно, а вот бюллетени копировать или подписывать в трёх экземплярах — глупо. Поэтому делаем несколько экземпляров самого протокола для регистрации во всех органах, а оригинальные приложения сдаём напрямую в Жилищную инспекцию на хранение.
- Один экземпляр протокола физически сдаётся в управляющую организацию под отметку о приёмке. В течение 10 дней УО обязана разместить его на портале «Дома Москвы» (в остальных регионах — на портале «Реформа ЖКХ») и дальше на него можно будет ссылаться во всех инстанциях.
- Решения собрания должны быть зафиксированы в карточке дома на ГИС ЖКХ.
- Один или несколько экземпляров протокола с отметками о приёмке из разных организаций остаётся у председателя собрания. Копия протокола размещается в подъездах на информационных досках.
14. Совет дома контролирует выполнение решений общего собрания.
Для этого во всех документах должна быть указана контактная информация — телефон и емейл как председателя, так и членов Совета дома.